Digitalisierung einmal aus einem anderen Blickwinkel

Die Digitalisierung wird in letzter Zeit von verschiedenen Seiten beleuchtet. Dabei werden zwei Begriffe vermischt: die Digitalisierung und die Automatisierung. Streng genommen wäre die Digitalisierung nur der Ersatz der analogen durch digitale Belege. Ein Vorteil entsteht allerdings erst dann, wenn der digitale Beleg mit Funktionen verknüpft wird. Durch definierbare Schnittstellen und anknüpfende Automatikbuchungen können sich echte Vorteile ergeben. Datensätze können identifiziert und für standardisierte Berechnungen verwendet werden. Deshalb wird, wenn man von Digitalisierung spricht, mittlerweile in der Regel auch die Automatisierung gemeint.

Die Herausforderung bleibt das Fachwissen

Nun scheuen viele die Digitalisierung aufgrund der vermeintlichen technischen Hürden. Das größte Hindernis für den Schritt in die digitale Welt liegt jedoch nicht in der Technik, sondern in den Köpfen. Tatsächlich sind nicht die technischen Fähigkeiten die Herausforderung. Für eine optimale Umsetzung der Digitalisierung braucht es vor allem das inhaltliche Fachwissen.

In unserem Umfeld bieten sich viele Möglichkeiten an: Ein erster Schritt ist die automatisierte Verarbeitung jener Daten, die bereits im System sind. Im Bereich der Buchhaltung gibt es mit den Ausgangsrechnungen oder den Lohnbewegungsdaten zum Beispiel oft Daten, die bereits im System sind und deshalb gut automatisiert verbucht werden können. Ein nächster Schritt ist das Einspielen standardisierbarer externer Daten wie z.B. Bankbewegungen oder Eingangsrechnungen von regelmäßigen Lieferanten, damit auch diese automatisiert verbucht werden können. Im Zuge der Verbuchung von Eingangsrechnungen, die das Anlagevermögen betreffen, können bereits Regeln, die die Abschlussarbeiten erleichtern (z.B. Nutzungsdauer), fixiert werden u.v.m.

Die Erfahrung hat jedoch gezeigt, dass auch automatisierbare Vorgänge das Leben nicht immer erleichtern. Sobald der Anteil jener Buchungssätze, die manuell nachbearbeitet werden müssen, zu hoch wird, kann es von Vorteil sein, bei der bisherigen „analogen“ Erfassung der Vorgänge zu bleiben. Wer nicht weitaus überwiegend standardisierte Vorgänge hat, erschwert sich das Leben mit einer „halben“ Automatisierung.

Und eines ist gewiss. Um beurteilen zu können, ob es Bedarf für eine manuelle Nachbearbeitung gibt, braucht man untrügliches Fachwissen und ein daraus abgeleitetes Gespür. Und noch eine Tatsache verlangt nach solidem Fachwissen. Wenn nämlich in einer Automatisierungslogik etwas falsch programmiert ist, ist der Effekt um Potenzen höher, als wenn ein einzelner analoger Vorgang falsch erfasst wird.

Der Digitale Akt ist überall und nirgendwo

Neben den oben erwähnten Auswirkungen in Finanzbuchhaltung und Lohnverrechnung verändert der technische Fortschritt sukzessive auch die Zusammenarbeit und die Kommunikationswege zwischen Unternehmen und Steuerberatern bzw. Wirtschaftsprüfern. In einer vernetzten Welt besteht der Anspruch, auch überall und jederzeit über aktuelle Zahlen und zugehörige verknüpfte Belege verfügen zu können, diese mobil zu verwalten, herunterzuladen oder zu verschicken. Vorteile bringen aber oft leider auch Nachteile mit sich: So kann der Datenschutz mühsam werden, wenn sich Nichtbefugte in der Nähe des Kommunikationsmittels befinden und – ebenfalls mithilfe der modernen Technik – Inhalte, die sie nicht betreffen, festhalten.

Bei der unmittelbaren Arbeit selbst kann der digitale Akt aber von unschätzbarem Vorteil sein: Wenn er entsprechend gepflegt ist, ergeben sich zwei Vorteile gegenüber bisher: Einerseits hat man alles dabei und andererseits entfällt das Gewichtstraining.

Workflow als Geheimnis

Weniger komplexe Gesetze und einfache Abläufe erleichtern den Weg zu einer strukturierten Automatisierung. Entscheidend ist, Wege zu finden, die dem Klienten und der Kanzlei Vorteile bringen. Optimale Workflows, besseres Auffinden von Belegen, weniger Handgriffe, mehr Kontrolle, bessere Datensicherheit etc. führen zu Erleichterungen auf beiden Seiten.