Die Zukunft ist digital

Für jeden von uns ist es selbstverständlich, dass er mit seinem Smartphone überall auf der Welt – am Strand auf den Malediven ebenso wie am Gipfel eines Dreitausenders – seine E-Mails empfängt, liest und auch beantwortet. Die Digitalisierung ist in allen Bereichen unseres Lebens omnipräsent. So ist es auf den ersten Blick verwunderlich, dass nicht bereits jeder Steuerberater und Wirtschaftsprüfer im digitalen Morgen angekommen ist.

Auf den zweiten Blick gibt es dafür allerdings verständliche Gründe. Da sind die Anschaffungs- und Einschulungskosten, die  gerade  kleinen Kanzleien oft Kopfzerbrechen bereiten. Damit verbunden ist die Angst, ob sich diese Investition tatsächlich lohnt oder eventuell doch die Kanzlei ruiniert. Auch haben gerade kleinere Unternehmen häufig die Sorge, ob es passende Softwarelösungen für sie gibt und wie sehr die Softwarehersteller auf die notwendigen individuellen Anforderungen eingehen können oder wollen.

All das sind durchaus berechtigte Bedenken. Doch ebenso gibt es eindeutige Vorteile, und um diese nutzen zu können, müssen Lösungen gesucht werden.

Mehr als reine Belegverarbeitung

Die Digitalisierung ist nicht nur eine papierlose Belegverarbeitung, sondern vor allem auch die digitale Kommunikation mit dem Finanzamt und in der Folge mit den Klienten und Klientinnen. Die Bescheide werden nur noch in das elektronische Posteingangsfach zugestellt, werden von unseren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen ohne jeden Ausdruck auf Papier  bearbeitet und dann direkt – eventuell mit digitalen Bearbeitungsvermerken – an unsere Klientinnen und Klienten versendet. Die    Ablage und Kontrolle der Bescheide, die Vorberechnung und die im Einzelfall notwendige Beantwortung von Ergänzungsersuchen seitens des Finanzamts erfolgt komplett digital auf dem Kanzleiserver. Die „offene“ Kommunikation per E-Mail tritt in den Hintergrund, da neben dem Finanzamt (FinanzOnline) auch mit den Klienten nicht per E-Mail kommuniziert wird, sondern für jeden Klienten jeweils ein eigener sicherer Orte in der „Cloud“ – im Einzelfall abhängig von der Unterstützung durch den Softwareanbieter – eingerichtet ist. Damit wird sowohl der Schriftverkehr per Post als auch die E-Mail-Korrespondenz deutlich geringer.

Die Digitalisierung ist inzwischen wahrscheinlich bereits auf Stufe 2 angekommen: digitale Bescheidverarbeitung, digitale Fristenkontrolle und Quotenverwaltung, digitale Korrespondenzmitdem Finanzamt und mit den Klienten und Klientinnen.

Diese Umstellung betrifft auch den Arbeitsablauf jedes einzelnen Mitarbeiters von uns tagtäglich.

Unterstützung durch Veranstaltungen

Wie das Ergebnis einer Umfrage zeigt, erwarten sich unsere Kollegen und Kolleginnen vonseiten der Kammer sowohl eine Unterstützung beim Auftreten gegenüber den Softwareanbietern als auch eine gute Aus- und Weiterbildung im Bereich der Digitalisierung. Neben den Zukunftsworkshops hat die Akademie der KSW dieses Jahr besondere digitale Kurse im Programm, wie zum Beispiel „digital accountant“.

Auch wir werden in der VWT- Akademie Veranstaltungen anbieten, die den Erfahrungsaustausch untereinander und mit den vier größten Softwareanbietern (in alphabetischer Reihenfolge: BMD, DATEV, dvo und RZL) ermöglichen. Dazu werden Informationsabende stattfinden und die Möglichkeit geboten, den Stand der Digitalisierung mit den Kolleginnen und Kollegen zu erörtern und die weitere Entwicklung kennenzulernen.

Es handelt sich dabei um keine Verkaufsveranstaltungen, sondern es werden konkrete Probleme bei der Einführung der digitalen Kanzlei, egal ob technischer oder organisatorischer Art, angesprochen. Die Entscheidung, ob die Kanzlei das Projekt „go digital“ annimmt, sollte dann in absehbarer Zeit gefällt werden können. Die Digitalisierung hat mehrere Vorteile. Sie bringt eine Arbeitserleichterung für unsere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, eine Vereinfachung der Abläufe mit möglicherweise einer geringeren Stundenanzahl bei den einzelnen Aufträgen, sie bietet den jungen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen einen modernen Job und gegenüber unseren Kunden und Kundinnen ein zeitgemäßes, modernes Erscheinungsbild. Auch für den Berufsstand insgesamt ist die Digitalisierung eine Möglichkeit, Modernität und Professionalität zu vermitteln.

Die Veranstaltungen können den letzten „Kick“ geben, die Entscheidung pro „go digital“ doch zu treffen und den Wandel in der Kanzlei auf sich zu nehmen. Die Diskussionen können bei der Entscheidung über die Auswahl des geeigneten Softwareanbieters helfen oder auch die Angst mindern, den falschen Zeitpunkt für eine solche Umstellung zu wählen. Wir hoffen, dass wir mit unseren Veranstaltungen in den nächsten Monaten alle Kolleginnen und Kollegen unterstützen können und mit der Digitalisierung den Berufsstand weiter vorantreiben.